9-ارزیابی عملکرد

۱-۱-۹– کلیات

سازمان باید موارد زیر را تعیین نماید .

الف) چه چیزی نیاز به پایش و اندازه گیری دارد

ب) روش های پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی مورد نیاز ، به منظور حصول اطمینان از ایجاد نتایج معتبر

ج) چه زمانی پایش و اندازه گیری باید انجام شود

د) چه هنگامی نتایج برآمده از پایش و اندازه گیری باید تحلیل و ارزیابی شوند

سازمان باید عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت را ارزیابی نماید .

سازمان باید اطلاعات مستند مناسبی را به عنوان شواهد نتایج حفظ نماید .

۲-۱-۹– رضایت مشتری

سازمان باید برداشت مشتری را از میزان برآورده شدن نیاز ها و انتظارات وی را پایش نماید .

سازمان باید روش هایی برای دریافت ، پایش و بازنگری این اطلاعات تعیین نماید .

یادآوری: مثال هایی از پایش برداشت مشتری  میتواند شامل نظر سنجی از مشتری ، بازخورد مشتری در خصوص محصولات و خدمات تحویل داده شده ، ملاقات با مشتریان ، تحلیل سهم بازار ، تعریف و تمجید ها ، مطالبات گارانتی و گزارش های فروشنده ها باشد .

۳-۱-۹–  تجزیه و تحلیل و ارزیابی

سازمان باید داده های مناسب و اطلاعات ناشی از پایش، اندازه گیری و دیگر منابع را تجزیه و تحلیل و ارزیابی نماید.

نتایج تحلیل باید جهت ارزیابی موارد زیر استفاده شوند :

الف) انطباق الزامات محصولات و خدمات؛

ب)میزان رضایت مشتری؛

ج) عملکرد و  اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت؛

د) اینکه آیا طرح ریزی به طور اثربخش اجرا شده است

ه) اثربخشی اقدامات انجام شده به منظور پرداختن به ریسک ها و فرصت ها

و) عملکرد تامین کننده برون سازمانی؛

ز) نیاز به بهبود سیستم مدیریت کیفیت.

یادآوری : روش های تحلیل داده ها می توانند شامل تکنیک های آماری باشد.

۱-۲-۹– سازمان باید ممیزیهای داخلی رادرفواصل برنامه ریزی شده انجام دهد ، تا اطلاع یابد که آیا سیستم مدیریت

الف) با موارد زیر انطباق دارد:

1. الزامات خودسازمان در خصوص سیستم مدیریت کیفیت آن؛
2. الزامات این استاندارد بین المللی

ب. به گونه ای اثربخش پیاده سازی و نگه داری می شود.

۲-۲-۹– سازمان باید:

الف) برنامه یا برنامه های ممیزی ، شامل تواتر ، روش ها ، مسئولیت ها ، الزامات طرح ریزی و گزارش دهی را طرح ریزی ، ایجاد ، پیاده سازی و نگهداری نماید که اهمیت فرایندهای مربوطه ، تغییرات تاثیر گذار بر سازمان و نتایج ممیزی های قبلی را در نظر بگیرد .

ب) معیارهای ممیزی و دامنه هر ممیزی را تعریف نماید.

ج) ممیزین را انتخاب و ممیزی را به منظور حصول اطمینان از عینیت و بی طرفی فرایند ممیزی ، اجرا نماید .

د ) اطمینان حاصل نماید که نتایج ممیزی ها به مدیریت مربوطه گزارش می شوند.

و ) به عنوان شواهد پیاده سازی برنامه ممیزی و نتایج ممیزی ، اطلاعت مستند را حفظ نماید .

یادآوری : برای راهنمایی به استاندارد ISO 19011 مراجعه نمایید.

۱-۳-۹–کلیات

 مدیریت ارشد باید سیستم مدیریت کیفیت سازمان را در فواصل طرح ریزی شده به منظور حصول اطمینان از تداوم تناسب، کفایت و اثربخشی و سازگاریبا جهت گیری راهبردی سازمان، بازنگری نماید.

۲-۳-۹– ورودی های بازنگری مدیریت

بازنگری مدیریت باید با در نظر گرفتن موارد زیر طرح ریزی و اجرا شود؛

الف) وضعیت اقدامات منتج از  بازنگری های  مدیریت قبلی؛

ب) تغییرات در مسائل درون و برون سازمانی مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت

ج) اطلاعات مربوط به عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت ، از جمله روند های مربوط به :

۱)رضایت مشتری و بازخورد طرف های ذینفع مربوطه

۲) میزانی که اهداف کیفیت بر آورده شده اند

۳)  عملکرد فرایند ها و انطباق محصولات و خدمات

۴) عدم انطباق ها و اقدام اصلاحی؛

۵) نتایج پایش و اندازه گیری؛

۶) نتایج ممیزی ها

۷) عملکرد تامین کنندگان برون سازمانی

د)کفایت منابع

ه) اثربخشی اقدامات انجام شده برای پرداختن به ریسک ها و فرصت ها ( ر.ک.۱-۶)

و) فرصت های بهبود

۹-۳-۳-  خروجی های بازنگری مدیریت

خروجی های بازنگری مدیریت باید شامل تصمیمات و اقدامات مرتبط با موارد زیر باشد :

الف) فرصت های بهبود

ب ) هرگونه نیاز به تغییر سیستم مدیریت کیفیت

ج) نیاز به منابع

سازمان باید عنوان شواهد نتایج بازنگری مدیریت ، اطلاعات مستند را حفظ نماید.

1-9 پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی

1-1-9 کلیات
هدف این زیربند اطمینان از آن است که سازمان پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی را به گونه‌ای انجام می‌دهد که سازمان قادر باشد تعیین کند آیا به نتایج مورد نظر دست یافته است یا خیر.
استاندارد – ایزو 9001 سازمان را ملزم می‌داند تا نیازهای مربوط به پایش و اندازه‌گیری و همچنین روش‌های مورد استفاده در تحلیل و ارزیابی عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت را تعیین نماید.
هنگام در نظر گرفتن عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت، «عملکرد» به نتایج قابل اندازه‌گیری سازمان اشاره دارد و «اثربخشی» میزان دستیابی به نتایج برنامه‌ریزی شده و تحقق اهداف تعریف شده را نشان می‌دهد.

توصیه می‌شود سازمان هنگام تعیین آنچه نیازمند پایش و/یا اندازه‌گیری است، اقدامات لازم در سایر بندها را نیز مدنظر قرار دهد، از جمله برای ایجاد سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن (مطابق با زیربند 4-4 استاندارد ایزو 9001)، اهداف کیفیت (مطابق با زیربن 6-2-1 استاندارد ایزو 9001)، برنامه‌ریزی و کنترل فرآیندهای عملیاتی (مطابق با زیربند 8-1 استاندارد ایزو 9001)، رضایت مشتری (مطابق با زیربند 9-1-2 استاندارد ایزو 9001)، تحلیل و ارزیابی (مطابق با زیربند 9-1-3 استاندارد ایزو 9001)، ممیزی داخلی (مطابق با زیربند 9-2 استاندارد ایزو 9001) و بازنگری مدیریت (مطابق با زیربند 9-3 استاندارد ایزو 9001).

بنابراین توصیه می‌شود سازمان تعیین کند که پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی چگونه انجام خواهد شد و منابع مورد نیاز برای این اقدامات را شناسایی نماید. همچنین سازمان باید تصمیم بگیرد که آیا نیاز به حفظ کدام اطلاعات مدون به عنوان شواهد نتایج پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی دارد یا خیر. این اطلاعات مدون، مانند موارد مربوط به بازنگری مدیریت، معمولاً همان اطلاعات مدون مورد نیاز در سایر بندهای استاندارد ایزو 9001 است.

1-2-9 رضایت مشتری
هدف این زیربند تمرکز بر پایش بازخورد مشتری به منظور ارزیابی رضایت مشتری و شناسایی فرصت‌هایی برای بهبود است. این زیربند رویکردی برای درک برداشت مشتریان از محصولات و خدمات سازمان و اینکه آیا نیازها و انتظارات آنها برآورده شده است، ارائه می‌دهد.

سازمان‌ها بهتر است روش‌های مختلف کسب اطلاعات را بر اساس انواع مشتریان مورد نظر انتخاب کنند (مانند نظرسنجی‌ها، ارتباط سازمان با سازمان، سازمان با مشتری، خدمات عمومی، حکومت‌ها، تجارت الکترونیک و غیره). بسته به ماهیت فعالیت‌های خود، سازمان‌ها باید روش(هایی) را که می‌خواهند استفاده کنند، تعیین نمایند. این روش‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد ولی محدود به آنها نیست:

الف- نظرسنجی؛
ب- ارتباط با مشتری (مطابق با زیربند 3-2-4 استاندارد ایزو 9001)؛
پ- داده‌های مشتری درباره کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده؛
ت- تجزیه و تحلیل سهم بازار؛
ث- تقدیرنامه‌ها؛
ج- شکایات؛
چ- ادعاها در مورد ضمانت‌نامه‌ها؛
ح- گزارش‌های فروشندگان؛
خ- رسانه‌های اجتماعی، از جمله وب‌سایت‌ها و تابلوهای اعلانات؛
د- فاکتورهای ارسالی؛
ذ- اطلاعات منتشر شده، از جمله در روزنامه‌ها یا مجلات.

سازمان بهتر است مشتریانی که قصد دارد بازخورد رضایت آن‌ها را دریافت کند، مشخص نماید و همچنین نحوه پایش این اطلاعات را تعیین کند. سازمان می‌تواند انتخاب کند که بازخورد از هر مشتری به‌صورت مستقیم در زمان انجام یک تراکنش اخذ شود یا از نمونه‌ای معین بر اساس تعداد فروش (برای مثال مشتریان با سفارش مکرر یا مشتریان جدید) برای دریافت بازخورد استفاده کند. این کار می‌تواند به‌صورت پیوسته یا با تناوبی که توسط سازمان تعیین می‌شود، انجام شود.

توصیه می‌شود سازمان بتواند میزان رضایت مشتری را پس از تحلیل و ارزیابی نتایج تعیین کند و بر اساس این اطلاعات اقدام نماید. این اطلاعات بهتر است به‌عنوان یک ورودی برای بازنگری مدیریت به کار رود و برای تعیین ضرورت اقدامات به منظور بهبود رضایت مشتری مورد استفاده قرار گیرد.

3-1-9 تحلیل و ارزیابی
هدف این زیربند آن است که سازمان داده‌ها و اطلاعات حاصل از نتایج پایش و اندازه‌گیری را به منظور تعیین اینکه آیا فرآیندها، محصولات و خدمات اهداف را برآورده می‌کنند و شناسایی هرگونه اقدام مورد نیاز و فرصت‌هایی برای بهبود، تحلیل و ارزیابی کند.

سازمان بهتر است داده‌های مناسب برای بازنگری را تعیین نماید. توصیه می‌شود انتخاب داده‌ها به گونه‌ای باشد که اطمینان حاصل شود نتایج حاصل از تحلیل و ارزیابی بتواند جهت ارزیابی عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت به کار گرفته شود و نیاز به هرگونه اقدام برای بهبود را مشخص کند.

مثال‌هایی از منابع داده‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد، اما محدود به آن‌ها نیست:

الف) مصادیق:

• بازدهی؛
• انطباق با الزامات مشخص (مانند مشترک، قانونی، مقرراتی)؛
• نرخ عدم انطباق‌ها (مانند تعداد موارد عدم انطباق به ازای هر یک میلیون – ppm)؛
• باقیمانده (ضایعات)؛
• دوباره‌کاری؛
• تصویب به موقع؛
• تحقق سفارش‌ها؛

ب) عملکرد خدمت:

• زمان انتظار در صف‌ها؛
• شواهد حل و فصل مسائل مشتری؛
• سهولت دسترسی؛
• پاکیزگی؛
• نظم و انضباط؛
• رفتار دوستانه؛

پ) نتایج حاصل از پایش استنباط مشتری؛

ت) تحویل پروژه‌ها طبق برنامه‌ریزی (مانند بودجه و زمان‌بندی)؛

ث) بازنگری موارد اقدام در خصوص ریسک‌ها و فرصت‌ها (مانند صورتجلسات)؛

ج) تحویل به موقع و کیفیت (مانند میزان برگشتی‌ها) برای تامین‌کنندگان برونسازمانی؛

چ) وضعیت اهداف کیفیت.

سازمان بهتر است تعیین کند هر چند وقت یکبار داده‌هایی که در شناسایی زمینه‌های بهبود کمک می‌کنند، تحلیل و ارزیابی شوند. این آمار ممکن است وابسته به توانایی سازمان در بازیابی اطلاعات به صورت الکترونیکی یا آماده‌سازی داده‌ها به صورت دستی باشد. همچنین سازمان باید اطمینان حاصل کند که روش‌ها و کیفیت داده‌ها (مانند مرتبط بودن، قابل اتکا بودن، کامل بودن، دقت، و قابلیت دسترسی) اطلاعات مفیدی برای تصمیم‌گیری مدیریتی فراهم می‌کنند. فناوری آمار می‌تواند ابزارهای مفیدی برای تحلیل و ارزیابی فرآیندها فراهم کند.

خروجی حاصل از تحلیل و ارزیابی معمولاً به صورت اطلاعات مدوّن ارائه می‌شود که نمونه‌هایی از آن شامل: تحلیل روندها یا نمودارها، کارنامه امتیاز متوازن، پی‌خوان‌ها، و بازخوردهایی برای بازنگری مدیریت یا جلساتی که خروجی‌ها را بررسی می‌کنند، است. بنابراین، توصیه می‌شود خروجی‌ها به گونه‌ای تهیه شوند که امکان ارزیابی این موضوع را فراهم کنند که آیا اقدامات بهبود سیستم مدیریت کیفیت نیاز است یا خیر.

در حالی که تحلیل و ارزیابی اغلب به بازنگری مدیریت مربوط است، سازمان بهتر است تناوب مناسب برای ارزیابی و تحلیل اطلاعات را تعیین نماید. برخی سازمان‌ها ممکن است انجام تحلیل‌های متناوب، مانند جلسات روزانه، را انتخاب کنند.

1-2-9 هدف این زیربند، کسب اطلاعات درباره عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت از دیدگاهی بی‌طرفانه از طریق ممیزی‌های داخلی است، تا اطمینان حاصل شود که ترتیبات برنامه‌ریزی‌شده تکمیل شده‌اند و سیستم مدیریت کیفیت به طور اثربخش پیاده‌سازی و نگهداری می‌شود.

ممیزی‌های داخلی می‌توانند به‌منظور تعیین این که آیا سیستم مدیریت کیفیت با الزامات استاندارد ایزو 9001 و الزامات سازمان منطبق است یا خیر، به کار گرفته شوند. روش‌های ممیزی بهتر است شامل مشاهده مستقیم فرآیند، مصاحبه با افراد مرتبط و بررسی اطلاعات مدون (از جمله روش‌های اجرایی داخلی، نقشه‌ها، مشخصات، استانداردها، الزامات مشتری، الزامات قانونی و مقرراتی و سیستم‌های مدیریتی شرکت) باشد.

اگرچه توصیه می‌شود سازمان همواره جهت حصول اطمینان از این که سیستم مدیریت کیفیت آن مطابق با تمامی الزامات استاندارد ایزو 9001 است تلاش کند، اما در سیستم مدیریت کیفیت الزامی برای ارزیابی هر بند از این استاندارد یا هر فرآیند به‌صورت جداگانه در ممیزی‌ها وجود ندارد.

2-2-9 هدف این زیربند
حصول اطمینان از آن است که سازمان برنامه(ها)ی ممیزی را ایجاد، پیاده‌سازی و نگهداری می‌کند. در برخی موارد که سازمان دارای مکان‌های متعدد است، می‌تواند برای هر مکان جداگانه یک برنامه ممیزی تنظیم کند. برنامه ممیزی ترتیباتی را برای مجموع ممیزی‌های برنامه‌ریزی شده در یک بازه زمانی مشخص ایجاد می‌کند و بهتر است به سمت حصول اطمینان از عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت هدایت شود.

برنامه ممیزی بهتر است مشخص کند که سازمان با چه تناوبی ممیزی‌ها را انجام خواهد داد (مثلاً ماهانه، سه ماهه، سالانه یا با توجه به جدول زمانی که در طول سال برای زمینه‌ها یا فرآیندهای مختلف متفاوت است). هنگام تعیین تناوب ممیزی، سازمان بهتر است رویکرد مبتنی بر ریسک را به کار گیرد و عواملی مانند فاصله زمانی اجرای فرآیند، پیچیدگی فرآیند، هر گونه تغییر در فرآیند و اهداف برنامه ممیزی را مدنظر قرار دهد. برای مثال، فرآیندهای با ریسک بالاتر ممکن است به ممیزی‌های داخلی با تناوب کمتر نیاز داشته باشند، در حالی که فرآیندهای پیچیده‌تر ممکن است ممیزی‌های داخلی با تناوب بیشتر نیاز داشته باشند.

فهرستی از ورودی‌ها که در نظر گرفتن آن‌ها هنگام برنامه‌ریزی ممیزی‌ها توصیه می‌شود، شامل موارد زیر است، اما محدود به این موارد نمی‌شود:
الف) اهمیت فرآیندها؛
ب) اولویت‌های مدیریتی؛
پ) عملکرد فرآیندها؛
ت) تغییرات تأثیرگذار بر سازمان؛
ث) نتایج ممیزی‌های قبلی (مانند تاریخچه مشکلات)؛
ج) روندهای شکایات مشتری؛
چ) مسائل قانونی و مقرراتی.

همچنین بهتر است برنامه(های) ممیزی داخلی سازمان، روش‌های مورد استفاده در ممیزی را تعریف کند. این روش‌ها می‌توانند شامل مصاحبه‌ها، مشاهده‌ها، نمونه‌برداری و بازنگری اطلاعات باشند. به عنوان بهترین شیوه…

سازمان بهتر است ممیزی‌ها را با توجه به الزامات سیستم مدیریت کیفیت خود، بر اساس پروژه یا فرآیند و نه صرفاً بر اساس بندهای مشخص استاندارد ایزو 9001، طراحی و اجرا کند.

هنگام تعیین افراد برای انجام ممیزی، سازمان باید از عینیت و بی‌طرفی فرآیند ممیزی اطمینان حاصل کند. در برخی موارد، به ویژه در سازمان‌های کوچک‌تر یا بخش‌هایی که دانش شغلی خاصی نیاز است، ممکن است لازم باشد که فردی فرآیند کار خود را ممیزی کند. در این موارد، سازمان می‌تواند جهت حصول اطمینان از بی‌طرف بودن نتایج، یک همکار را در کنار ممیزی‌کننده داخلی قرار دهد یا نتایج را توسط همکار یا مدیر بازنگری کند. همچنین سازمان ممکن است در نظر داشته باشد که منابع ممیزی را از یک تأمین‌کننده برونسازمانی، مانند دانشگاه، ممیزی برونسازمانی یا سازمان دیگری دریافت کند.

مثال: یک لوله‌کش و یک برق‌کار می‌توانند یکدیگر را ممیزی کنند یا به هم کمک کنند، یا یک شریک امور نظافتی می‌تواند از کارکنان اداره خود بخواهد که فرآیند نظافت را ممیزی کنند، زیرا آن‌ها به‌طور مستقیم در آن کار مشارکت ندارند.

به عنوان بخشی از فعالیت برنامه‌ریزی، سازمان بهتر است معیارها و دامنه ممیزی‌های داخلی را تعیین کند.

• معیارهای ممیزی می‌تواند بر اساس استانداردها یا الزامات خاص تعریف شود.
• دامنه ممیزی می‌تواند شامل بخش‌ها، خطوط تولید، فرآیندها یا امکانات مشخص باشد.

اگر سازمان سیستمی مدیریتی را بر اساس بیش از یک استاندارد یا الزامات مشابه اجرا کرده باشد، این موضوع می‌تواند به سازمان در انجام ممیزی‌های ترکیبی (مثلاً برای سیستم مدیریتی یکپارچه) به منظور کاهش تکرارهای غیرضروری کمک کند. این اطلاعات معمولاً در یک برنامه ممیزی ارائه می‌شود (یعنی طراح شامل جویا برای انجام یک ممیزی مشخص).

پس از تکمیل ممیزی داخلی، توصیه می‌شود نتایج به مدیران مرتبط گزارش شود. بر اساس این نتایج، اصلاحات و اقدامات اصلاحی مناسب می‌تواند انجام شود. سازمان می‌تواند برای مواقعی که یک یا چند اقدام اصلاحی مورد نیاز است، معیارهایی را بر اساس عواملی مانند شدت عدم انطباق‌ها تعیین کند. معمولاً سازمان زمانی را برای پاسخ‌دهی، اصلاح عدم انطباق‌ها و اجرای اقدامات اصلاحی در نظر می‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که اصلاحات به طور اثربخش و به موقع اجرا شده‌اند.

برای ایجاد ارزش در حین ممیزی داخلی، ممکن است شرایطی مشاهده شود که الزامات را برآورده می‌سازد ولی در عین حال ضعف‌های بالقوه‌ای در سیستم مدیریت کیفیت نشان دهد. در مقابل، فرصت‌های بهبود می‌تواند بر اساس تجربیات حاصل از سایر شیوه‌ها و ممیزی‌های داخلی در سایر فرآیندها یا مکان‌ها شناسایی شود. در چنین مواردی، اگر سازمان این اطلاعات را در گزارش ممیزی بگنجاند و به مدیران ارائه دهد، آن‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند که آیا شروع اقدامات بهبود مناسب است یا خیر.

توصیه می‌شود سازمان اطلاعات مدونی را حفظ کند تا شواهدی از اجرای برنامه ممیزی و نتایج ممیزی ارائه دهد.
نمونه‌هایی از نتایج ممیزی می‌تواند شامل گزارش‌های ممیزی، شواهد اصلاحات یا اقدامات انجام شده باشد.

1-3-9 کلیات

هدف این زیربند، حصول اطمینان از آن است که مدیریت رده‌بالا بازنگری‌های مدیریت را انجام می‌دهد. این فعالیت باید هم‌راستا با جهت‌گیری راهبردی سازمان انجام شود.
هدف بازنگری مدیریت، بررسی اطلاعات مربوط به عملکرد سیستم مدیریت کیفیت است، با این منظور که مشخص شود آیا سیستم مدیریت کیفیت:

الف) مناسب است – آیا همچنان با اهداف تعیین‌شده سازمان همخوانی دارد؟
ب) کافی است – آیا توان پاسخ‌گویی به نیازهای سازمان را دارد؟
پ) اثربخش است – آیا سازمان را به نتایج مورد نظر می‌رساند؟

توصیه می‌شود بازنگری مدیریت در فواصل زمانی برنامه‌ریزی‌شده انجام شود. این فواصل می‌توانند روزانه، هفتگی، ماهیانه، سه‌ماهه، شش‌ماهه یا سالانه باشند. برخی از فعالیت‌های مربوط به بازنگری مدیریت ممکن است در سطوح مختلف سازمان و با ارائه نتایجی که در دسترس مدیریت رده‌بالا قرار می‌گیرند، انجام شوند.

ضروری نیست که به تمامی ورودی‌های بازنگری مدیریت در یک جلسه پرداخته شود. در عوض، ممکن است این موارد در طول بازنگری‌های متوالی مدیریت مورد بررسی قرار گیرند. سازمان باید مشخص کند که چگونه اطمینان خواهد یافت که تمامی الزامات بازنگری مدیریت مندرج در استاندارد ایزو 9001 پوشش داده شده‌اند.

سازمان می‌تواند بازنگری‌های مدیریت را به‌عنوان یک فعالیت مستقل یا در ترکیب با سایر فعالیت‌های مرتبط (مانند جلسات، گزارش‌ها و بررسی‌ها) انجام دهد.

زمان‌بندی بازنگری مدیریت نیز می‌تواند به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که ضمن ایجاد ارزش، از تعدد جلسات غیرضروری جلوگیری شود؛ مثلاً همزمان با سایر فعالیت‌های کسب‌وکار مانند برنامه‌ریزی راهبردی، برنامه‌ریزی کسب‌وکار، جلسات سالانه یا جلسات عملیاتی، و نیز بازنگری سایر استانداردهای سیستم مدیریت.

مثال:
یک مؤسسه مسافرتی تصمیم می‌گیرد که بازنگری مدیریت را در روز پیش از جلسه راهبردی شش‌ماهه خود برگزار کند، تا تمامی ورودی‌های لازم برای برنامه‌ریزی بودجه را دریافت کرده و اطمینان یابد که اهداف کیفیت با جهت‌گیری راهبردی مؤسسه هماهنگ است.

2-3-9 ورودی‌های بازنگری مدیریت

هدف این زیربند، تعیین ورودی‌هایی است که سازمان باید در ارزیابی عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت مد نظر قرار دهد.

دروندادهای بازنگری مدیریت

دروندادهای بازنگری مدیریت به‌طور مستقیم با الزامات سایر بندهای استاندارد ایزو 9001 مرتبط هستند. این دروندادها شامل تحلیل و ارزیابی داده‌ها می‌باشد (مطابق با زیربند 9-1-3 استاندارد ایزو 9001). توصیه می‌شود از داده‌ها برای تعیین روندها به منظور تصمیم‌گیری و انجام اقدامات مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت استفاده شود.

برای موارد الف تا ج، مطابق با زیربند 9-3-2استاندارد ایزو 9001 ، دروندادهای بازنگری مدیریت به شرح زیر در نظر گرفته شوند:

الف) وضعیت اقدامات حاصل از بازنگری‌های مدیریت قبلی؛
ب) تغییرات در مسائل درون‌سازمانی و برون‌سازمانی (مطابق با زیربند 4-1 استاندارد ایزو 9001)؛
پ) اطلاعات مربوط به عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت که شامل موارد زیر است:

• رضایت مشتری (مطابق با زیربند 9-1-2 استاندارد ایزو 9001) و بازخورد از سایر ذینفعان مرتبط (مطابق با زیربند 4-2 استاندارد ایزو 9001)؛
• میزان برآورده شدن اهداف کیفیت (مطابق با زیربند 6-2 استاندارد ایزو 9001)؛
• عملکرد فرآیند و انطباق محصول و خدمات (مطابق با زیربندهای 4-4 و 6-8 استاندارد ایزو 9001)؛
• تعداد انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی (مطابق با زیربند 10-2 استاندارد ایزو 9001)؛
• نتایج پایش و اندازه‌گیری (مطابق با زیربند 9-1-1استاندارد ایزو 9001)؛
• نتایج ممیزی‌ها، که در صورت نیاز شامل نتایج داخلی (مطابق با زیربند 9-2استاندارد ایزو 9001)، مشتریان، نهادهای تنظیم‌کننده مقررات، نهادهای گواهی‌کننده و ممیزی‌های خارجی باشد؛
• عملکرد تامین‌کنندگان برون‌سازمانی (مطابق با زیربند 8-4 استاندارد ایزو 9001).

ت) کفایت منابع (مطابق با زیربند 7-1 استاندارد ایزو 9001)؛
ث) اثربخشی اقدامات انجام شده برای پرداختن به ریسک‌ها و فرصت‌ها (مطابق با زیربند 6-1 استاندارد ایزو 9001)؛
ج) فرصت‌های بهبود (مطابق با زیربند 9-1-3 استاندارد ایزو 9001).

علاوه بر موارد فوق، یک سازمان می‌تواند موارد بیشتری را در بازنگری مدیریت در نظر بگیرد؛ از جمله معرفی اهداف جدید، نتایج مالی، فرصت‌های کسب‌وکار جدید یا اطلاعات مرتبط درباره مشکلات یا فرصت‌های ناشی از زمینه یا بازار که محصولات یا خدمات در آن ارائه می‌شوند، تا بتواند تصمیم‌گیری بهتری انجام دهد.

آیا سازمان قادر است و خواهد بود در دستیابی به نتایج موردنظر خود استمرار داشته باشد؟
بازنگری مدیریت همچنین می‌تواند برای پوشش سایر الزامات استاندارد ایزو 9001، به ویژه برای پایش و بازنگری اطلاعات (از جمله الزامات زیربندهای 4-1 و 4-2 استاندارد ایزو 9001)، توسعه یابد.

3-3-9 بروندادهای بازنگری مدیریت

هدف این زیربند، اطمینان از این است که بازنگری‌های مدیریت، بروندادها و اطلاعاتی درباره عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت و همچنین هرگونه تصمیمات و اقدامات مرتبط ارائه می‌دهد.

بروندادهای بازنگری مدیریت بهتر است شامل تصمیمات و اقدامات مرتبط با فرصت‌های بهبود (مطابق با زیربند 10-1 استاندارد ایزو 9001)، تغییرات موردنیاز در سیستم مدیریت کیفیت (مطابق با زیربند 6-3 استاندارد ایزو 9001) و نیازهای مرتبط با منابع (مطابق با زیربند 7-1 استاندارد ایزو 9001) باشد.

بهتر است وضعیت اقدامات شناسایی‌شده در حین یک بازنگری مدیریت به عنوان ورودی برای فعالیت‌های بازنگری مدیریت بعدی در نظر گرفته شود. پایش می‌تواند به اطمینان از این کمک کند که اقدامات به‌موقع انجام می‌شوند.

سازمان بهتر است اطلاعات مدون را به عنوان شواهد نتایج بازنگری مدیریت حفظ کند. نمونه‌هایی از این اطلاعات مدون شامل ارائه‌ها، صورت جلسات و گزارش‌ها است.